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会议策划把握5点轻松搞定年会策划

 2019-06-26    1159  


会议策划既是一个很简单的问题,也是一个很复杂的问题。从古到今,人们一直都在不间断地组织各种会议。小到家庭会议,大到国际会议。“年会”作为国际国内会议市场一个重要的会议类型,有规模大、影响力强的特点。因此,要想搞定年会策划,需要缜密的前期策划和组织。

美国每年举办年会超过13700个,而单个会议的与会人数多达数万人,甚至十几万人。美国的年会市场能够运作得如此成功,与会议组织机构及其合作伙伴(会议管理公司等)强大的策划组织能力息息相关。目前,我国年会市场还存在许多问题,策划组织能力不强是其中一个主要原因。

纵观年会举办如此成功,有几点值得借鉴:

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一、与专业机构合作

专业公司经验丰富,专业人才多,策划运作能力很强。由专业机构策划的会议往往事半功倍,效果也会大大提升。

二、与相关机构机构的合作

无论是全国性的年会还是国际性的年会,一般来说在业内都有一定的影响力,因此年会对各地相关机构甚至是相关机构有关部门都会有很强的吸引力。现在,我们很多城市都很注意吸引国际会议到本地区召开,而我们讲的一般意义上的国际会议,指的主要就是国际协会类机构的年会。只要具有一定规模和影响力的年会,基本上都能得到地方相关机构不同形式的支持。到目前为止,我国已经有数十个城市出台了会议产业扶持政策,每年的扶持资金多达数亿元之多。因此,注重加强与相关机构部门机构的合作,是我们成功举办年会必不可少的一部分。

三、加强市场调研并提出针对性解决方案

很多行业举办年会都已经数十届甚至上百届,已经成为了名副其实的品牌会议。一个品牌会议可以一直受到业界追捧,与会议组织机构重视市场调研,重视会议代表的感受和要求是分不开的。年会的日程及议程安排完全可以用丰富多彩来形容。不同类型、不同职务、不同年龄段会议代表的不同诉求一般都能得以体现,连与会家属的诉求也不例外。

四、注重会议城市、会议酒店选择与会议附加活动的安排

据美国会议市场的调查数据显示,在影响与会代表决定是否参会的“重要因素”选项中,“会议场地”和“会议附加活动”已经超过“会议内容”排在了前两位。会议的附加活动种类很多,合理搭配、组合以及每年的调整、变化显得尤为重要。

五、注重细节服务

把会议中出现的每个细节都做好,做好会议就不会太难。因为会议就是由无数个细节组成的,会议嘉宾、会议代表、会议赞助商等的感受同样也是由一系列细节相加而成的。因此,做好会议细节工作,是所有会议组织机构、会议工作者都必须掌握的技能。

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